Política de Tratamiento de Datos

Dando cumplimiento a lo dispuesto en la Ley estatutaria 1581 de 2012 y los decretos que la reglamentan, HOGAR SALUD IPS adopta la presente política de privacidad y confidencialidad para el tratamiento y protección de los datos personales, la cual podrá ser conocida por todos los trabajadores, contratistas, clientes y usuarios de la institución. Nuestra política de privacidad y confidencialidad define, entre otros, los principios que cumpliremos al recolectar, almacenar y usar los datos personales de nuestros pacientes y/o usuarios, que se traduce en actuar con responsabilidad al momento de recopilar la información personal y proteger su privacidad, garantizar la confidencialidad de la Historia Clínica conforme lo señalado en la ley. De esta manera, HOGAR SALUD IPS garantiza los derechos a la intimidad personal y familiar y al buen nombre de los usuarios durante el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

Objetivo

Asegurar la preservación y confidencialidad de la información de los pacientes y usuarios de HOGAR SALUD HOGAR SALUD IPS, recolectada con objeto de la prestación de los servicios de salud de conformidad con lo establecido en el artículo 15 de la Constitución Nacional, la Ley 23 de 1981, el Decreto 1377 de 2013 y el decreto 1995 de 1999, y siguiendo los lineamientos de la ley 23 de 1981 y la resolución 2546 de julio 2 de 1998.

Alcance de la Política

Los principios y disposiciones contenidas en la presente política serán aplicables a los datos personales de los pacientes y/o usuarios, proveedores, socios y asociados que se encuentran registrados en HOGAR SALUD HOGAR SALUD IPS. Esta Política se aplicará a todo Tratamiento de Datos Personales y Datos Sensibles por parte de la IPS, sus empleados y en lo que corresponda, por aquellos terceros con los que la IPS acuerde todo o parte de la realización de cualquier actividad relativa a, o relacionada Con, el Tratamiento de Datos Personales o con sus sistemas de información.

Obligatoriedad

Estas políticas son de obligatorio y estricto cumplimiento por parte de todos los empleados de HOGAR SALUD IPS, así como para los contratistas y terceros relacionados con la institución. Todos los empleados deben observar y respetar estas políticas en el cumplimiento de sus funciones, (De conformidad con el numeral 1 del artículo 58 del Código Sustantivo del Trabajo, es obligación especial el trabajador “observar los preceptos del reglamento y acatar y cumplir las órdenes e instrucciones que de modo particular le impartan el patrono o sus representantes”. En los casos que no existan vínculo laboral se deberá incluir una cláusula contractual en el que el contratista se obliga a cumplir estas políticas.

Tipo de Información Recopilada

Los datos generales, que HOGAR SALUD IPS obtiene de sus pacientes y/o usuarios en ejercicio de la prestación de sus servicios, de forma no taxativa son:
a. Nombre
b. Lugar y fecha de nacimiento y nacionalidad.
c. Número de Identificación Personal (Cédula, NIT.)
d. Género.
e. Dirección, teléfono, correo electrónico.
f. Datos clínicos del paciente. Incluye, pero no se limita a: antecedentes patológicos,
resultados, quirúrgicos, consultas, prescripciones, diagnósticos, resultados de
exámenes, atención hospitalaria, datos de enfermería, interconsultas etc.
g. Contactos: familiares, amigos, responsables, curadores
h. Información personal, grado de instrucción, profesión, culto religioso y otros de
contenido social.
i. Información personal a través de encuestas.
j. Entidad responsable o aseguradora de los servicios de salud.
k. Empresa donde labora.
Igualmente se obtiene información recopilada a través de transmisión voluntaria del
paciente o usuario, en los procesos de atención asistencial, en los procesos de
facturación, en las investigaciones autorizadas por el paciente y en otras fuentes de
alimentación de información.
DATOS SENSIBLES: HOGAR SALUD HOGAR SALUD IPS prohíbe a sus trabajadores, contratistas, médicos y colaboradores directos o indirectos divulgar datos considerados como sensibles en la constitución y la ley, tales como origen racial o étnico, preferencia política, afiliación sindical, afiliación a organizaciones sociales gubernamentales o no, organismos de derechos humanos, convicciones religiosas, orientación sexual, datos biométricos o de salud, etc., los cuales están sometidos a reserva y confidencialidad, en especial cuando se trata de niños menores de edad y adolescentes. Está prohibido el tratamiento de los datos sensibles, con excepción de los casos explícitamente señalados en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012 es decir en los casos en que:
a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho Tratamiento, salvo en los casos
que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha

b. El Tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se
encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes
legales deberán otorgar su autorización;
c. El Tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las
debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro
organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical,
siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que
mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos
no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular;
d. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento,
ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial;
e. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento
deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los
Titulares. En los casos en que el Tratamiento de datos sensibles sea posible, debe
cumplirse las siguientes obligaciones:
a. Informar al titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su
Tratamiento.
b. Informar al titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de
la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los
datos que serán objeto de Tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así
como obtener su consentimiento expreso.
Sin embargo, al momento de la recolección de los mismos, el paciente se encuentra en
la facultad de responder las preguntas que versen sobre este tipo de datos.
TRATAMIENTO AL CUAL SERAN SOMETIDOS LOS DATOS: HOGAR SALUD IPS
utiliza la información de sus pacientes y usuarios para asegurar la prestación de
servicios de salud, facturar y cobrar ante las personas naturales o jurídicas
responsables del pago, diligenciamiento del Registro Individual de la Prestación de
Servicios se Salud (HOGAR SALUD IPS), fines administrativos tales como auditorias,
facturación, contabilidad y con el consentimiento del titular de la información podrá
adelantar procesos de investigación, estadísticas, campañas de prevención y
promoción y, en general para utilizarla en políticas de salud pública.
Estos pueden ser utilizados para:
a. Realizar actividades relacionadas con la prestación de servicios de salud en
desarrollo de las actividades y objeto social de la Clínica, como por ejemplo, pero sin
limitarse, actividades corporativas, administrativas, de información, comercialización,
petición, recaudo, cobranza, así como para actividades que provengan de los trámitesautorización;

propios del Sistema de Seguridad Social en Salud y del cumplimiento de las normas
que lo regulan.
b. Contactar a los pacientes y/o usuarios a través de medios telefónicos, físicos,
personales y/o electrónicos (como SMS, chat, correo electrónico y demás medios que
así puedan considerarse).
c. Enviar notificaciones de cambios o mejoras en la prestación de servicios y publicidad
sobre los mismos, de acuerdo con la legislación aplicable, así como enviar información
de revistas o temas del sector salud que consideremos puedan ser de su interés.
d. Crear y gestionar bases de datos (incluyendo bases de datos en relación con los
datos sensibles) para la prestación de los servicios propios de la IPS, fines de
investigación, desarrollo de servicios y/o productos, estudios de riesgo y cálculos
actuariales.
HOGAR SALUD HOGAR SALUD IPS no comparte esta información con ninguna
persona ajena o no autorizada de acuerdo con la legislación y la jurisprudencia vigente;
no obstante, podrá compartirse o suministrarse información con las autoridades
judiciales o administrativas que en ejercicio de sus atribuciones legales lo soliciten o
con autoridades sanitarias.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS: Las personas obligadas a cumplir
estas políticas deben respetar y garantizar los siguientes derechos de los titulares de
los datos:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del
Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros
frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o
aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo
cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad
con lo previsto en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento,
previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a
lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o
complementen.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento
no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La
revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y

Comercio haya determinado que en el Tratamiento el Responsable o Encargado han
incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la ley.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de
Tratamiento. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el Tratamiento se
requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Sin embargo la
autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de:
a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus
funciones legales o por orden judicial;
b. Datos de naturaleza pública;
c. Casos de urgencia médica o sanitaria;
d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o
científicos;
e. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas
PROCEDIMIENTO PARA EJERCICIO DE DERECHOS POR PARTE DE TITULARES:
Los Titulares de datos personales deben radicar sus consultas peticiones o reclamos en
la Oficina de Atención al Cliente ubicada en las instalaciones de HOGAR SALUD IPS.
a. Consultas: HOGAR SALUD IPS debe atender las consultas en un término de diez
(10) días hábiles contados a partir de la fecha que se recibió la misma. Cuando no fuere
posible cumplir con este tiempo, se deberá informar al interesado expresando los
motivos del retardo y la fecha en que se atenderá la consulta en un término no mayor a
cinco (5) días.
b. Reclamos: El Titular o causahabiente que consideren que la información contenida
en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o
cuando advierta el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en
la ley o en la presente Política, podrá presentar un reclamo a la IPS el cual será
tramitado bajo las siguientes reglas:
i) El reclamo se formulará mediante solicitud dirigida al Responsable del Tratamiento o
al Encargado del Tratamiento, por escrito que se radicará en la Calle 68 No. 50-23- con
la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la
dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo
resulta incompleto, HOGAR SALUD IPS requerirá al interesado dentro de los cinco (5)
días siguientes a la recepción del mismo para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la
información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

ii) Una vez recibido el reclamo completo el motivo del mismo, en un término no mayor a
dos (2) días hábiles.
iii) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles
contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible
atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la
demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar
los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
iv) El Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y
Comercio, una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable
del Tratamiento o Encargado del Tratamiento.
c. Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato: Los Titulares podrán en todo
momento solicitar a HOGAR SALUD IPS la supresión de sus datos personales y/o
revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la
presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley
1581 de 2012, el decreto 1377 de 2013 y el Procedimiento indicado en esta Política.
Si vencido el término legal respectivo HOGAR SALUD IPS no hubiere eliminado los
datos personales, el Titular tendrá derecho a solicitar a la Superintendencia de Industria
y Comercio que ordene la revocatoria de la autorización y/o la supresión de los datos
personales.
No obstante lo anterior, los datos personales deberán ser conservados cuando así se
requiera para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
MEDIDAS DE SEGURIDAD ADOPTADAS CON RELACIÓN AL TRATAMIENTO DE
DATOS PERSONALES: HOGAR SALUD IPS informa a sus pacientes y usuarios que
ha adoptado e implementado las medidas de índole técnica, jurídica y administrativa
necesarias para garantizar la seguridad de los datos de carácter personal y evitar su
alteración, pérdida, tratamiento indebido o acceso no autorizado.
CUMPLIMIENTO DE LA LEY DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES: Como es
costumbre por el respeto del orden jurídico establecido, HOGAR SALUD IPS está
comprometida en acatar en toda su extensión la Ley de protección de datos personales
y garantiza que su titular tenga la oportunidad de conocerla, actualizarla y solicitar la
supresión de sus datos, cuando esto sea procedente, a través de los medios citados.
MODIFICACIÓN: HOGAR SALUD IPS, se reserva el derecho de modificar su política de protección y tratamiento de datos personales, cuando las circunstancias o la ley lo
aconsejen u ordenen; caso en el cual la modificación se dará a conocer a través de los
medios que la IPS considere idóneos para el caso.

HOGAR SALUD IPS recomienda a sus pacientes y/o a usuarios que revisen la política
de protección y tratamiento de datos personales con regularidad para asegurarse de
que ha leído la versión más actualizada, siendo en todo caso responsabilidad del
usuario su lectura.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA. La presente política entra en vigencia el (27) de
septiembre de 2016.

Hogar Salud IPS será el responsable del tratamiento y, en tal virtud, podrá recolectar, almacenar, usar, los datos personales para las siguientes finalidades:

– Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la Institución en lo que tiene que ver con el cumplimiento del objeto del contrato celebrado con la entidad administradora de salud del Titular de la información.
– Gestionar trámites (Peticiones, Quejas, Reclamos, Sugerencias).
– Efectuar encuestas de satisfacción respecto de los bienes y servicios ofrecidos por Hogar Salud IPS.
– Contactar al Titular a través de medios telefónicos para realizar encuestas, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios para la ejecución de los tratamientos.
– Ofrecer programas de bienestar y planificar actividades institucionales, para el titular y sus cuidadores.
– Prestar los servicios ofrecidos por la EPS o Aseguradora del paciente y aceptados en los contratos suscritos con dichas entidades.
– Suministrar información de contacto a la fuerza comercial y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual Hogar
Salud IPS tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de ese tipo (investigación de mercados y telemercadeo, etc) para la ejecución de las
mismas.
– Suministrar la información a terceros con los cuales Hogar Salud IPS tenga relación contractual y de vigilancia, que sea necesario entregársela para el cumplimiento del objeto contratado y normatizado.
2. Manifiesto que me informaron que en caso de recolección de mi información sensible tengo derecho a contestar o no las preguntas que me formulen y a entregar o no los datos solicitados.
3. Entiendo que son datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación como orientación política,
convicciones religiosas o filosóficas, datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
4. Manifiesto que me informaron que los datos sensibles que se recolectarán serán utilizados para las finalidades relacionadas en el Ítem No. 1.

DERECHOS DEL TITULAR
Sus derechos como titular del dato son los previstos en la Constitución y en la Ley 1581 de 2012, especialmente los siguientes:

a) Acceder en forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.
b) Solicitar la actualización y rectificación de su información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o a aquellos cuyo tratamiento esté prohibido o no haya sido autorizado.
c) Solicitar prueba de la autorización otorgada.
d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.
e) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, a menos que exista un deber legal o contractual que haga imperativo conservar la información.
f) Abstenerse de responder las preguntas sobre datos sensibles o sobre datos de las niñas y niños y adolescentes.

Estos derechos los podré ejercer a través de los canales o medios dispuestos por Hogar Salud IPS para la atención al público, la línea de atención nacional (5), el correo electrónico admisiones@hogarsaludips.com y las oficinas de atención al cliente a nivel nacional, cuya información puedo consultar en www.hogarsaludips.com, disponibles de lunes a viernes de 8:00 a.m. a 6:00 p.m., para la atención de requerimientos relacionados con el tratamiento de mis datos personales y el ejercicio de los derechos mencionados en esta autorización. Por todo lo anterior, he otorgado mi consentimiento a Hogar Salud IPS para que trate mi información personal de acuerdo con la Política de Tratamiento de Datos Personales dispuesta por la Institución en los canales informativos oficiales y que me dio a conocer antes de recolectar mis datos personales.
Manifiesto que la presente autorización me fue solicitada y puesta de presente antes de entregar mis datos y que la suscribo de forma libre y voluntaria una vez leída en su totalidad.
El presente Aviso de Privacidad (en adelante el “Aviso”) establece los términos y condiciones en virtud de los cuales Hogar Salud IPS, identificado con NIT 900369003-1 y con domicilio en la Cra 56 # 72-129 de Barranquilla, realizará el tratamiento de sus datos personales.

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